Đối với bất kỳ doanh nghiệp nước ngoài nào dù lớn hay nhỏ, thì Giấy tiêu đề hay Tiêu đề thư (Letterhead) là một phần không thể thiếu trong bộ nhận diện thương hiệu. Việc sử dụng giấy tiêu đề là cách mà các doanh nghiệp dùng để xác thực hoặc đưa ra công bố chính thức đối với những tài liệu, nội dung mà họ ban hành. Ấy vậy mà, điều này lại có vẻ xa xỉ, hay thậm chí còn là một cụm từ khá xa lạ đối với nhiều công ty Việt Nam, khi mà phần lớn quy mô các doanh nghiệp là nhỏ và siêu nhỏ. Đây thực sự là quan niệm rất sai lầm.
Giấy tiêu đề là gì? Và tại sao nó lại quan trọng như vậy?
Thuật ngữ Giấy tiêu đề hay Tiêu đề thư (Letterhead) là nhằm chỉ những tờ giấy thư dùng để in ấn các tài liệu trong văn phòng, có chứa tiêu đề ở phần đầu trang giấy. Phần tiêu đề đó thường bao gồm tên công ty; địa chỉ liên hệ, logo và đôi khi còn có thêm những họa tiết nền… Trên thực tế, giấy tiêu đề không chỉ đơn giản là một tờ giấy thông thường in logo và thông tin doanh nghiệp mà còn là sản phẩm chứa đựng nhiều ý nghĩa hơn thế. Đó là một trong những hình thức quảng cáo, quảng bá thương hiệu và là đại diện cho sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Một mẫu letterhead hoàn hảo đồng bộ với bao thư, danh thiếp, bìa đựng hồ sơ… là sự quan tâm và sự tôn trọng của doanh nghiệp dành cho đối tác.
Giấy tiêu đề giúp tăng uy tín doanh nghiệp, cải thiện hình ảnh công ty và nâng cao nhận thức về thương hiệu
Giấy tiêu đề hay bất kỳ một văn phòng phẩm tùy chỉnh nào cũng làm cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn. Khi sử dụng nó, bạn dễ dàng tạo được mối quan hệ với khách hàng tiềm năng dựa trên mức độ đáng tin cậy. Hơn nữa, việc sử dụng giấy tiêu đề còn cho thấy bạn đến từ một doanh nghiệp đã được thành lập và có pháp nhân được đăng ký đàng hoàng.
Khi công ty bạn có tiêu đề thư kinh doanh chuyên nghiệp và ấn tượng, khách hàng sẽ ngay lập tức tin rằng bạn đang cung cấp cho họ những sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cao. Và nếu bạn mang theo một hình ảnh công ty nhất quán từ logo, danh thiếp, tiêu đề thư cho đến phong bì…, khách hàng tiềm năng sẽ dễ dàng ghi nhận những nỗ lực mà bạn đã bỏ ra hơn.
Kích thước tiêu chuẩn của một tiêu đề thư
Là loại giấy thư in tài liệu sử dụng trong văn phòng với số lượng lớn, nên giấy tiêu đề thường được in ấn bằng phương pháp in offset. Ở Việt Nam và hầu hết các nước trên thế giới (trừ các quốc gia ở Bắc Mỹ), tiêu đề thư của các công ty được in khổ A4 tiêu chuẩn (210 mm x 297 mm). Riêng tại Mỹ và Canada, thường sử dụng giấy tiêu đề theo kích thước Letter là 8,5 x 11 inch (216 x 279 mm) hoặc Legal là 8,5 x 14 inch (216 x 356 mm).
Để lá thư của mình vừa vặn với các phong bì chuẩn thì bạn cũng nên sử dụng giấy tiêu đề với một trong những kích thước trên.
Hãy chọn chất lượng và định lượng giấy phù hợp
Điều đầu tiên mà một tờ giấy tiêu đề cần đáp ứng, đó chính là bề mặt không được tráng phủ. Giấy tiêu đề có bề mặt không tráng phủ, nhám và thấm hút mực tốt sẽ giúp những chữ ký và dấu mộc doanh nghiệp đóng lên không bị lem màu.
Vì letterhead thường dùng cho máy in văn phòng, định lượng giấy phù hợp tốt hơn hết nên nằm trong khoảng 80gsm đến 120gsm. Lý tưởng nhất là định lượng 100gsm, không quá mỏng và cũng không quá dày, vừa đủ để khiến tờ tiêu đề thư trở nên chỉn chu và sang trọng.
Màu sắc và bề mặt giấy
Tuỳ thẩm mỹ và thiết kế mà mỗi doanh nghiệp có thể chọn màu sắc và bề mặt phù hợp. Màu sắc thường được sử dụng cho giấy tiêu đề là trắng, kem nhạt cho đến kem vàng. Ngoài bề mặt trơn láng, bạn có thể chọn thêm giấy gân để thiết kế letterhead trở nên ấn tượng. Nhưng lưu ý, giấy có bề mặt gân quá gồ ghề sẽ khó in được cho máy in văn phòng.
Giấy tiêu đề đẹp sẽ dễ gây ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng. Do vậy, mong các bạn hãy tìm hiểu và trang bị những kiến thức cần thiết về chất liệu, kỹ thuật in ấn để tạo nên giấy tiêu đề và bộ ấn phẩm nhận diện thương hiệu một cách hoàn hảo nhé.
Xem thêm một số dòng giấy tốt nhất để làm giấy tiêu đề tại đây
